Đã
dự rất nhiều hội nghị khoa học lớn và nhỏ ở nhiều nơi, kể cả ở Việt
Nam, tôi thấy một số sai lầm phổ biến trong cách trình bày bằng
powerpoint (PPT). Những sai lầm này thường liên quan đến cách soạn
slide, nội dung, và cách trình bày. Thật ra, ngày xưa, lúc mới bước vào
học, tôi cũng từng phạm phải những sai lầm như thế, nhưng nhờ có thầy
chỉnh sửa và hướng dẫn, nên đã tránh được những sai lầm đó và học hỏi
thêm nhiều kinh nghiệm. Nay đã đến lúc tôi có thể chia sẻ những kinh
nghiệm cá nhân cùng các bạn.
Mục tiêu của bất cứ bài nói chuyện nào cũng là chuyển giao thông tin.
Chuyển thông tin từ một cái đầu sang nhiều cái đầu. Không chỉ chuyển
giao, mà còn phải chuyển giao một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu
quả, diễn giả cần phải có nội dung tốt, một bộ slide hoàn chỉnh, và một
phong cách trình bày chuyên nghiệp. Chỉ khi nào một bài thuyết trình hội
đủ 3 nhu cầu trên thì mới có thể xem là thành công.
Nhưng trong thực tế, tôi đã thấy rất nhiều bài nói chuyện trong các
hội nghị trở thành nhạt nhẻo, và khán giả chẳng học hỏi được gì từ bài
nói chuyện. Chúng ta có câu
Chiếc áo không làm nên thầy tu. Tương
tự, nếu diễn giả có một nhúm slide, chưa chắc diễn giả đó đã có một bài
thuyết trình. Một nhúm slide khác với một bài thuyết trình. Đã từng
tham dự nhiều hội nghị và hội thảo ở Việt Nam, tôi rút ra một số kinh
nghiệm, hay nói đúng hơn là một số sai lầm phổ biến dưới đây.
Những sai lầm khi soạn slide
1. Vấn đề chọn màu.
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là cách chọn màu cho slide. Có
hai màu diễn giả cần phải chọn: màu nền (background color) và màu chữ
(text color). Nhiều diễn giả không chú ý nên chọn màu không thích hợp.
Chẳng hạn như nền màu xanh đậm mà chữ màu đỏ hay màu đen, hoặc nền màu
trắng nhưng chữ màu vàng, v.v. là không thích hợp. Không thích hợp vì
rất khó đọc. Nhiều người Việt có thói quen chọn màu đỏ chói làm màu nền,
và đó là một cách chọn không thích hợp, vì màu đỏ là màu “high energy”
làm cho người đọc rất khó chú ý.
Nếu hội trường rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền
tối (màu xanh đậm). Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu
đậm (xanh đậm hay đen) trên nền sáng (màu trắng).
Một ví dụ về chọn màu nền (mây) và màu chữ không thích hợp
2. Vấn đề chọn kiểu chữ (font).
Kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Nhiều diễn
giả không chú ý đến font chữ khi soạn slide, nên gây khó khăn cho khán
giả. Có hai loại kiểu chữ chính: kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có
chân (sans serif). Kiểu chữ có chân tiêu biểu là
Time,
Times New Roman, Cambria. Kiểu chữ không có chân là
Arial, Verdata, Calibri.
Nhiều người Việt thích chọn kiểu chữ có chân vì họ nghĩ đó là kiểu chữ
đẹp. Đẹp thì đúng, nhưng là một sai lầm trong PPT, vì có nhiều nghiên
cứu chỉ ra rằng kiểu chữ có chân làm người ta tốn thì giờ đọc hơn là
kiểu chữ không có chân. Đó cũng chính là lí do tại sao các “đại gia”
internet như Yahoo! và Google dùng chữ không có chân trên các trang web
của họ.
Có diễn giả thích “trang trí” chữ bằng cách làm bóng (shadow) cho
chữ. Đây là một kĩ thuật chẳng những mất thì giờ, mà còn phản tác dụng,
vì rất khó đọc và nhức mắt. Tuyệt đối không “trang trí” chữ bằng bóng!
3. Khổ chữ. Không gì khó
chịu hơn khi diễn giả trình bày slide mà khán giả không đọc được vì khổ
chữ quá nhỏ. Nhưng trong thực tế thì vấn đề này xảy ra rất nhiều lần, mà
diễn giả thì có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Kinh nghiệm
của tôi cho thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu chọn kiểu chữ Arial
thì khổ chữ 18 hay 20 là hợp lí; nếu chọn kiểu chữ Calibri thì kích
thước phải cỡ 25 hay 30 mới dễ đọc. Mỗi slide nên có tựa đề, và tựa đề
nên có kích thước 35 đến 45. Nếu có ghi chú (footnote) thì có thể dùng
kích thước 12.
4. Quá nhiều chữ trong slide.
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là diễn giả trình bày quá nhiều
chữ trong một slide. Có nhiều slide, tôi không phân biệt được là một
đoạn văn hay là một power point. Thật vậy, có nhiều người vì lí do nào
đó (có thể là lười biếng) nên cắt từ Word và dán vào slide. Cũng có
người có thể do sợ không thuộc bài, nên viết hết những câu văn trên
slide như là một văn bản. Đây là một sai lầm tai hại, vì khán giả sẽ
không theo dõi được. Nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng, một người bình
thường chỉ có thể lĩnh hội nội dung slide trong vòng 20-30 giây; nếu qua
thời gian đó mà không lĩnh hội được thì họ sẽ bỏ, và diễn giả đã thất
bại trong việc truyền đạt thông tin.
Để khắc phục vấn đề này, cần phải biết “
qui ước n x n”. Theo qui ước này, nếu slide có
n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có
n
chữ. Chẳng hạn như nếu slide có 5 dòng thì mỗi dòng nên có 5 chữ. Một
slide có 6 dòng trở nên là quá nhiều. Số dòng lí tưởng là 3-5.
5. Viết slide như viết văn bản.
Người thiếu kinh nghiệm thường soạn slide như họ viết văn bản, tức là
câu cú có chủ từ, động từ, theo đúng văn phạm. Dĩ nhiên, không có gì sai
trong cách làm như thế, nhưng đó là cách làm thiếu tính chuyên nghiệp.
Người có kinh nghiệm soạn slide theo công thức
telegraphic, tức
viết giống như viết điện tín ngày xưa, hay như cách phóng viên viết tiêu
đề bài báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi
slide, và giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc.
Một cách phân biệt cách viết theo kiểu văn bản và telegraphic như sau:
- Văn bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương.
- Telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm à nguy cơ gãy xương tăng.
Tất cả slide, ngoại trừ những trích dẫn nguyên văn, nên được viết theo kiểu điện tín.
Những vấn đề liên quan đến nội dung
6. Không có thông điệp chính.
Có nhiều hội nghị mà chúng ta khi nghe xong một bài thuyết trình nhưng
chẳng biết diễn giả muốn nói gì, hay mình đã tiếp thu thông tin gì. Vấn
đề ở đây là diễn giả đã thất bại cung cấp một thông điệp chính. Mỗi một
bài thuyết trình phải có một thông điệp chính. Thông điệp chính cần phải
trình bày trong một slide mà tiếng Anh gọi là
money slide, hiểu
nôm na là một “slide ăn tiền”. Nếu thông điệp chính không có trong bài
thuyết trình thì khán giả cảm thấy mất thì giờ đến nghe vì chẳng có tiếp
thu được thông tin gì xứng đáng. Do đó, trước khi soạn bài nói chuyện,
diễn giả cần phải suy nghĩ cẩn thận cái
money slide là gì, trước khi soạn những slide khác.
7. Chất lượng thông tin nghèo nàn.
Nhiều bài thuyết trình mà trong đó diễn giả trình bày những thông tin
nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả
không nắm lấy vấn đề một cách logic. Làm một bài thuyết trình bằng
powerpoint không phải là một thử nghiệm về kĩ năng viết, mà là kĩ năng
chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin phải chính xác, đáng tin
cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn như trong khoa học,
những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart) là vô dụng
nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.
8. Dùng hoạt hình quá nhiều.
Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình.
Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo
thủ, hiểu theo nghĩa không thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là
một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ con. Hoạt hình còn làm cho khán giả
phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin thì họ lại chú ý đến những
hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách … vô duyên. Cần tránh hoạt
hình trong các báo cáo khoa học.
9. Dùng clipart quá nhiều.
Ngoài hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái
quá. Có thể dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu
dùng quá nhiều thì sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của
khán giả.
Những vấn đề liên quan đến phong cách trình bày
10. Đọc slide. Có quá
nhiều diễn giả trong các hội nghị ở Việt Nam đọc slide, và đó là một
“đại kị”. Khi diễn giả đọc slide, khán giả sẽ nghĩ diễn giả chỉ là một
cái máy nói, không am hiểu vấn đề, và thụ động. Đọc slide làm cho diễn
giả quay lưng lại với khán giả, trong khi “nhiệm vụ” của diễn giả là nói
chuyện với khán giả chứ không phải nói với … slide. Đọc slide còn gây
một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng diễn giả chỉ nói những gì
ai đó đã soạn cho để nói (trong thực tế cũng có vấn đề này).
11. Nói chuyện không dính dáng gì đến slide. Ngược
lại với đọc slide là những diễn giả nói chuyện chẳng liên quan gì đến
slide đang trình chiếu. Dĩ nhiên, đây là một tín hiệu cho thấy diễn giả
đang lạc đề hoặc không có tập dượt trước, nhưng cũng có thể là dấu hiệu
cho thấy diễn giả không nắm vững vấn đề. Vì không nắm vững vấn đề bắt
đầu … lan man. Tình trạng này xảy ra rất nhiều khi diễn giả không phải
là người soạn slide (mà ai đó soạn cho).
Nên nhớ rằng khi thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm
tin bằng cách trình bày những nghiên cứu hay tác phẩm của mình. Nếu
trong một bài nói chuyện mà diễn giả chẳng có cái gì của mình, toàn là
dữ liệu của người khác, hoặc do người khác soạn, thì khán giả sẽ nghĩ
rằng diễn giả chỉ là một cái "máy nói", một con rối.
12. Không dùng laser pointer.
Một trong những “bệnh” khá phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là không
dùng laser pointer. Một bài thuyết trình khoa học có nội dung không phải
dễ theo dõi, nhất là có những giản đồ phức tạp minh hoạ cho một qui
trình khoa học, do đó diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả bằng cách dùng
laser pointer để chỉ đến những chỗ đang nói. Không có laser pointer,
khán giả sẽ rất khó theo dõi, và họ sẽ bỏ cuộc nếu sau 30 giây mà không
hiểu diễn giả muốn nói gì.
Nhưng cũng nên sử dụng pointer thích hợp. Một thói quen ngược lại
không dùng pointer là dùng tuỳ tiện, quơ pointer ở những vị trí chẳng
liên quan gì đến slide. Có người do vô ý hay hồi hộp cứ quơ laser
pointer trên trần nhà làm khán giả cứ theo dõi và buổi trình bày trở nên
hài hước.
13. Nói quá giờ. Một
“bệnh” cực kì phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là nói quá giờ. Nói quá
giờ cho phép là một sự bất lịch sự đối với diễn gỉa kế tiếp (có người
nói nặng nề hơn là “ăn cắp” thì giờ). Nói quá giờ còn gây rối loạn đến
chương trình và gây khó khăn cho ban tổ chức. Cố gắng nói đúng giờ cho
phép. Một ước tính quan trọng là mỗi slide trung bình tốn 1 phút. Do đó,
nếu bài báo cáo 15 phút thì diễn giả chỉ nên có 15 slides, hay tối đa
là 20 slides (kể cả tựa đề, phần cảm tạ, và
conflict of interest).
14. Điệu bộ khi trình bày.
Tuy không phổ biến lắm, nhưng thỉnh thoảng tôi vẫn thấy những diễn giả
có những điệu bộ không thân thiện với khán giả. Những điệu bộ này có thể
kể đến như bỏ tay vào túi quần, dùng ngón tay trỏ chỉ vào khán giả,
khoanh tay ngang ngực, v.v. Những động thái như thế gây ấn tượng hống
hách, xem thường khán giả, nên rất phản cảm. Cần phải tuyệt đối tránh!
15. Làm chủ toạ theo kiểu dạy đời.
Ngoài những “bệnh” trên, còn có một bệnh khác tôi hay thấy trong các
hội nghị ở Việt Nam là vai trò của chủ toạ. Rất thường xuyên tôi thấy
chủ toạ đóng vai trò tóm lược và phê bình báo cáo của diễn giả. Có chủ
toạ còn lên lớp cho diễn giả. Đó là một việc làm hết sức
mất lịch sự,
vô lễ, vô văn hoá khoa học, và
phản cảm.
Có nhiều trường hợp sự việc xảy ra một cách hài hước, vì người chủ toạ
nói sai (do không có cùng chuyên môn, hay chuyên môn chưa vững). Trong
thực tế, chủ toạ các phiên họp khoa học có nhiệm vụ giới thiệu bài nói
chuyện, điều khiển buổi họp sao cho đúng giờ, và nếu không có ai đặt câu
hỏi thì chủ toạ đóng vai trò “khơi mào” câu hỏi cho diễn giả. Nên nhớ
rằng người chủ toạ
không có chức năng tóm lược và phê bình bài báo của diễn giả.
***
Trên đây là một số vấn đề (nhưng cũng có thể xem là “sai lầm”) trong
báo cáo khoa học bằng powerpoint. Những sai lầm này đặc biệt phổ biến
trong các hội nghị ở Việt Nam mà người viết bài này từng trải nghiệm
trong thời gian trên dưới 10 năm qua. Sai lầm không phải là vấn đề (vì
ai cũng phạm phải); vấn đề là học hỏi từ sai lầm. Học hỏi từ người đi
trước là có hiệu quả nhất và nhanh nhất. Trong bài này, tôi đã trình bày
một số lời khuyên để khắc phục cho mỗi sai lầm. Tôi đã từng học hỏi từ
những sai lầm như thế này. Nhiều đồng nghiệp và nghiên cứu sinh của tôi
đã học từ những lời khuyên này và họ đã thành công. Do đó, tôi hi vọng
rằng những lời khuyên trong bài này sẽ giúp ích cho các bạn thành công
trong lần báo cáo sắp tới.
N.V.T